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Beschleunigen Sie den Genehmigungsprozess von Reiseantrag und Spesenabrechnung
Lernen Sie, wie Sie die Akzeptanz beim Einsatz der SAP Portals erhöhen
Der frühe Vogel fängt den Wurm. Je schneller die Reiseanträge genehmigt sind, desto größer die Chance auf Frühbucherrabatte. In vielen Unternehmen füllt der Mitarbeiter immer noch Papierformulare aus und holt sich die Unterschrift auf dem Reiseantrag persönlich bei seinem Vorgesetzten ab. Das dauert. Erst ist der Vorgesetzte im Meeting, dann zu Tisch, dann hat er Besuch, den nächsten Tag ist er selber auf Geschäftsreise und danach im Urlaub.
Ein anderer Knackpunkt sind die Vorleistungen, in die der Mitarbeiter tritt, wenn es keinen Vorschuss oder keine Firmenkreditkarte gibt. Der Mitarbeiter wartet also auf sein Geld, mindestens solange, wie die Spesenabrechnung auf die Unterschrift des Genehmigers wartet. Mit der Beschleunigung des Genehmigungsprozesses können Sie also mehrere Fliegen mit einer Klappe schlagen: schlecht gelaunte Mitarbeiter, die erst auf den Vorgesetzten und dann auf ihr Geld warten und teure Reisen durch verpasste Rabatte.
Wenn Sie das Portal im Einsatz haben, gibt es zwei alternative Genehmigungsoberflächen: eine mit Workflowanbindung und eine ohne. Die beiden Oberflächen stelle ich Ihnen in diesem Artikel näher vor. Sie werden erfahren, wann sich welche Anwendung lohnt und welche Einschränkungen es gibt.
Ohne Workflow (POWL)
Dies ist eine Option für meist kleinere Unternehmen mit einfachen einstufigen Genehmigungsprozessen.
Beispiel
Der Mitarbeiter erfasst seine Spesen und gibt sie frei zur Genehmigung. Der Genehmiger schaut regelmäßig in seinen Persönlichen Arbeitsvorrat (auch POWL, kurz für Personal Object Worklist). Dazu reicht in der Regel ein Internetzugang. Er selektiert die Mitarbeiter seines Verantwortungsbereichs und genehmigt neue Reiseanträge, Reisepläne und Spesenabrechnungen per Knopfdruck. Beim Ablehnen hat der Genehmiger die Möglichkeit, einen Grund für die Ablehnung zu erfassen. In beiden Fällen (Genehmigung sowie Ablehnung) wird eine Infomail an den Mitarbeiter erstellt. Der Genehmiger kann sich in der POWL das Antrags- oder Spesenformular ansehen und innerhalb der Anwendung eine Mail (ohne Statusänderung) an den Mitarbeiter senden.
Vorteil
Die Anwendung ist schnell implementiert und bedarf keinerlei Customizing oder Programmieraufwänden. Der Genehmiger kann innerhalb der Anwendung über den Button „Substitutionsregeln bearbeiten“ einen Vertreter einrichten. Der Vertreter kann sich dann über „Optionen Mitarbeiterliste“ (siehe Abb. 1) zusätzlich die offenen Reisen der zugeordneten Mitarbeiter anzeigen.
Einschränkungen
- Der Genehmiger muss regelmäßig initiativ in die POWL schauen, ob neue Anträge oder Abrechnungen zur Genehmigung vorliegen. Das kann verbessert werden, z.B. durch eine Infomail an den Genehmiger, die durch ein eigenes Programm erzeugt wird.
- Mehrstufige Genehmigungsprozesse, z.B. Vorschuss genehmigt Bereichsleiter, Reiseantrag genehmigt direkter Vorgesetzter können darüber genauso wenig abgebildet werden wie die Unterscheidung zwischen Reisen mit oder ohne Reisemitteln. Alle Anträge und Reisen unterliegen dem gleichen Genehmigungsprozess.
Wo finde ich die POWL?
Das WebDynpro hat den Namen FITV_POWL_APPROVER und ist ab EhP2 verfügbar. Hat der User die entsprechende Berechtigung (Rolle Reisegenehmiger SAP_FI_TV_WEB_APPROVER) sowie die Portalrolle Manager Self-Service, dann findet er die POWL auf der Registerkarte Manager Self-Service unter Übersicht > Team > Services > Reisemanagement (siehe Abb. 1).
Das iView befindet sich in der Content Administration unter Portal-Content > Von SAP bereitgestellter Content > line_manager > Manager Self-Service > ERP 2006 EhP3 > iViews > HCM > Genehmigung von Reisen und Spesen. Es kann natürlich in jede andere Registerkarte eingebunden oder auch im Web-Browser über eine URL aufgerufen werden.
Im Customizing unter Anwendungsübergreifenden Komponenten unter Allgemeine Anwendungsfunktionen ® Generische Funktionen der SAP Business Suite ® Personal Object Worklist haben Sie die Möglichkeit, den persönlichen Arbeitsvorrat ihrer Mitarbeiter vorzukonfigurieren (z.B. Sichtbarkeit der Registerkarten).
 Abb. 1: Der persönliche Arbeitsvorrat zum Genehmigen von Reisen (ohne Workflow)
Mit Workflow (UWL)
Sobald Sie einen mehrstufigen Genehmigungsprozess abbilden möchten oder Unterscheidungen zwischen Reisen benötigen, werden Sie um den Einsatz von SAP-Workflow nicht herumkommen. Sie haben dann aber auch die volle Flexibilität in der Gestaltung Ihres Genehmigungsprozesses.
Beispiel
Ein Reiseantrag ohne Reisemittel kann automatisch genehmigt werden. Reisen, die im Reisekostenmanager (Backend) angelegt werden, sollen keinen Workflow auslösen. Bei Beantragung eines Vorschusses soll das Workitem zusätzlich an den Bereichsleiter verschickt werden. Und so weiter und so fort.
Vorteil
Der Phantasie sind keine Grenzen gesetzt. Der Zentrale Arbeitsvorrat (auch UWL für Universal Worklist) unterscheidet sich in der Handhabung wenig von der POWL. Nur dass hier Workitems auflaufen - auch von anderen Anwendungen, z.B. dem Abwesenheitsantrag. Diese Workitems können z.B. per Workflow an einen anderen Bearbeiter weitergeschickt werden, bevor die endgültige Genehmigung erfolgt.
Einschränkungen
- Es muss der Workflow implementiert werden. Im Produktivsystem ist ein Monitoring der Workitems erforderlich.
- Im Falle der Ablehnung kann der Grund nicht unmittelbar vorm Absenden der Entscheidung mitgegeben werden. Vielmehr wird ein neues Workitem generiert, welches erst nach dem Aktualisieren in der UWL aufläuft. Zur Steigerung der Akzeptanz haben wir uns an dieser Stelle mit einem eigenen Service beholfen (siehe Abb. 3 + 4).
 Abb. 2: Der Zentrale Arbeitsvorrat zum Genehmigen von Reisen (mit Workflow)
Wo finde ich die UWL?
Im Gegensatz zur POWL basiert die UWL nicht auf WebDynpro for Abap (WD4A), sondern auf WebDynpro for Java (WD4J). Das hat zur Folge, dass die Konfiguration der Oberfläche in der Regel vom Basisteam vorgenommen werden muss. Das iView befindet sich in der Content Administration unter Portal-Content > Von SAP bereitgestellter Content > line_manager > Manager Self-Service > iViews > Zentraler Arbeitsvorrat. Es kann genauso wie die POWL in jede andere Registerkarte eingebunden oder auch im Web-Browser über eine URL aufgerufen werden.
Als Vorlage für die Genehmigungsworkflows dienen die SAP-Standardworkflows WS20000050 und WS20000040 zur Genehmigung von Reiseantrag und Spesenabrechnung.
Abb. 3: Erweiterung der iProCon – Service startet beim Anklicken des Workitem
Abb. 4: Beim Ablehnen kann direkt der Grund mitgegeben werden
Knackpunkte
Solange der Mitarbeiter mit dem Formular zum Genehmiger läuft, spielt weder die Genehmigerfindung noch die Berechtigungsprüfung irgendeine Rolle. Ganz anders sieht das aus, wenn der Prozess im System abläuft. Wie machen Sie dem System begreiflich, dass während der Projektlaufzeit nicht der Vorgesetzte, sondern der Projektleiter der Genehmiger ist? Wenn der Projektleiter oder ein Vertreter jetzt die Reise im System genehmigen soll (und nicht mehr per Unterschrift), hat er überhaupt Zugriff auf den Mitarbeiter?
Genehmigerfindung
Ich unterstelle, dass der Mitarbeiter am besten weiß, wer der richtige Genehmiger ist. Dann lassen Sie ihn am besten den Genehmiger selbst auswählen beim Sichern des Antrags oder der Abrechnung. Der Genehmiger kann dann entweder per Workflow aufgegriffen werden oder im eigenen Report beim Erstellen der Infomail. Dies erfordert die Erweiterung des Standard WebDynpros, was modifikationsfrei möglich ist.
Berechtigungen
Der Knackpunkt ist nur dann relevant für Sie, wenn Sie
a) die strukturelle Berechtigung im Einsatz haben und
b) das Badi FITV_PERSNO_AUTH_CHK implementiert haben (d.h., die strukturelle Berechtigung zieht auch im Reisemanagement)
Egal, welche Variante Sie einsetzen wollen, mit oder ohne Workflow, Folgendes sollten Sie während der Konzeption unbedingt bedenken: Genehmiger können nur Reisen von Mitarbeitern genehmigen, auf die Zugriff haben. Bei Vorgesetzten, die z.B. für Auswertungen ihre eigenen Mitarbeiter sehen dürfen, stellt das kein Problem dar. Aber wie sieht es mit den Vertretern aus? Haben diese bereits auch den Zugriff auf die Mitarbeiter des eigentlichen Genehmigers? Oder Projektleiter, die lediglich für die Projektdauer Reisen von Mitarbeitern aus ganz anderen Bereichen genehmigen sollen.
Gegebenenfalls müssen Sie hier die strukturelle Berechtigung erweitern oder sogar die kontextsensitiven Berechtigungsobjekte nutzen. Eine andere Möglichkeit ist, den genannten Badi zu erweitern, und an entsprechender Stelle die Prüfung abzuschalten, um sich die aufwändige Profilpflege zu sparen.
Wenn Sie Unterstützung bei diesen Themen benötigen, dann schreiben Sie an
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Anja Junold
iProCon GmbH
26.03.2010
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